La forma è sostanza
Linguetta #17 / Oltre alle parole scelte con oculatezza, è anche una buona logica interna che fa funzionare un documento amministrativo.
Ehilà, eccomi con una nuova Linguetta!
Nel corso di altre puntate abbiamo visto che spesso non bastano il linguaggio e le parole scelte con cura a fare la differenza.
Un testo è ben scritto se anche la sua struttura lo è.
Oggi l’attenzione va ai documenti prodotti dalle amministrazioni pubbliche, che forse sono l’emblema di una struttura sconnessa e quasi mai dalla parte della cittadinanza.
Per capire in un amen di che cosa sto parlando, ragioniamo per assurdo e poniamo di chiedere a un’amministrazione «Che ore sono?». Bene, probabilmente la risposta scritta che otterremmo sarebbe una cosa del genere:
VISTA la sua domanda presentata in data odierna;
VISTA la legge che recepisce il trattato internazionale che impone il rispetto del meridiano di Greenwich;
VISTO il decreto ministeriale che regola l’attivazione dell’ora legale;
CONSIDERATO CHE il qui presente orologio rispetta i criteri di produzione ISO9000 ed è preciso al 100%;
SI DICHIARA che sono le 21:45.1
Che cosa succede lì dentro? Succede che la risposta che ci aspettiamo sta in fondo al documento, dopo le varie formule di rito. Ci ritroviamo insomma davanti a una struttura che rispecchia l’organizzazione interna della pubblica amministrazione: cioè la sequenza logica che viene fatta per arrivare alla decisione.
Dalla parte di chi legge
Già, la comunicazione che interessa a chi legge sta in fondo perché nella mente di chi scrive sta in fondo, dopo la citazione delle norme, dopo la nostra domanda, dopo la considerazione di una serie di parametri. Peccato che questa non sia la logica di chi legge il documento.
Se proviamo a farlo notare, la prima obiezione che probabilmente ci viene fatta è questa:
Eh, ma tutti i riferimenti normativi devono essere indicati. La forma conta, la forma è sostanza.
Tutto vero: le norme ci sono e garantiscono la legittimità giuridica di un atto, e pure la forma conta, perché ogni contenuto ha bisogno del suo giusto contenitore. Quest’obiezione però dimentica la cosa fondamentale che è il fondamento per chi scrive un documento amministrativo: mettersi nei panni di chi legge.
È il punto di vista del destinatario che deve guidare la redazione di un qualsiasi documento, specie di un documento amministrativo che nasce per essere utile, per essere al servizio di cittadini e cittadine.
Flessibili come ponti
Non esiste UN modo di scrivere documenti amministrativi e non sta scritto da nessuna parte che i riferimenti normativi devono avere la struttura stantia resa evidente dall’esempio fatto. Anzi, esiste una Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi che spiega in maniera chiara e ben strutturata come rendere un documento facile da leggere. E al punto 5 relativo alla struttura giuridica, ecco il consiglio splendente e scintillante:
Per “struttura dell’atto” si intende la sua organizzazione interna. Una volta distinte e indicate le varie parti di un atto, scegliere la struttura giuridica più adeguata. Non sempre è necessario seguire la struttura tradizionale che prevede l’indicazione del soggetto, la motivazione dell’atto e soltanto alla fine la decisione. Per esempio, nei casi in cui l’atto sia il risultato di una domanda del cittadino può essere usata una sequenza che, subito dopo l’indicazione del soggetto, renda subito chiaro il contenuto della decisione e infine la motivazione e i presupposti normativi.
Se abbiamo tanti riferimenti normativi da inglobare nel documento, la cosa più semplice è usare le note. In questo modo avremo organizzato la lettura secondo due livelli: un primo livello più discorsivo, che contiene le informazioni principali; e un secondo livello più tecnico a supporto di quelle informazioni.
Come in matematica: invertendo l’ordine degli addendi, la somma non cambia.
Così facendo evitiamo di appesantire e rallentare inutilmente la lettura dei contenuti del documento, che seguirà la logica comunicativa di servizio.
Un po’ come per i ponti, di cui esistono tante varianti (ad arco, a sbalzo, a capriata, continuo, a trave, sospeso, strallato, basculante, girevole ecc.), così è per i tipi di documento:
- lettere
- circolari
- atti di organizzazione
- bandi pubblici
- avvisi e informazioni ai cittadini
- certificati
- provvedimenti (determinazioni, concessioni indennizzi, ordinanze comunali, rifiuti, revoche, moduli)
In ogni caso, sarà un documento che porterà chi legge a compiere un’azione e per questo dovrà essere il più fluido possibile. E per ottenere fluidità di lettura servono quattro cose a chi scrive:
avere ben chiaro in mente ciò che si vuole comunicare
capire qual è lo scopo del testo
individuare sempre il destinatario
praticare l’empatia, cioè mettersi nei panni di chi deve leggere
Uno scheletro di massima
Anche se i tipi di documento sono tanti e diversi fra loro, cerco di abbozzare una specie di struttura comune che può tornare utile come “specchietto”:
Intestazione
L’ufficio che scrive e quindi è competente per quella comunicazione.
Destinatario
La persona a cui è diretto il documento.
Oggetto
Un testo sintetico che riassuma il contenuto del documento.
Decisione
Che cosa ha deciso l’amministrazione: informazioni essenziali, ordine gerarchico d’importanza, completezza d’informazione.
Motivazione
I motivi che hanno portato alla decisione, rispettando le relative norme ed eliminando tutte le possibili ambiguità.
Che cosa fare
L’azione che può/deve compiere il cittadino, indicando tutti i passi in modo chiaro (qui dipende molto dal tipo di documento)
Informazioni
Indicare a chi rivolgersi per completare l’atto: responsabile del procedimento, dove e quando trovarlo (mail, numero di telefono).
Note
Il posto per inserire tutte le norme che si riferiscono all’atto in questione.
Riprendendo per gioco l’esempio di inizio Linguetta, potrebbe saltare fuori una cosa così:
Comune di Urania
Assessorato al Tempo cosmico
Urania, 4 gennaio 2022
Franco Tiratore
Viale delle Lancette, 10
99899 Urania
OGGETTO
Richiesta orario.
DECISIONE
La informiamo che sono le 21:45.
CHE COSA FARE
Se le rimangono dei dubbi, non esiti a contattare l’ufficio dei Disordini temporali.
INFORMAZIONI
L’ufficio dei Disordini temporali si trova in via Minuterie 99 ed è aperto dal lunedì al venerdì (ore 9 - 19). Può anche contattarlo via mail a disordinitemporali@comune.urania.it oppure al numero 555-78900123.
NOTE
Legge 00/1884, Trattato internazionale sul meridiano di Greenwich.
Decreto ministeriale 123/1948, Attivazione dell’ora legale.
Certifichiamo che l’orologio municipale del Comune di Urania rispetta i criteri di produzione ISO9000 ed è preciso al 100%.
Quando si progetta la struttura di un testo ci sono un sacco di cose a cui stare attenti, che poi cambiano e si adattano per ogni tipo di documento. Magari ci torno su in una prossima Linguetta, prendendo spunto da un esempio concreto.
La pagina è come una mappa.
Chi scrive ha il compito di redigere questa mappa nel modo più chiaro possibile, riflettendo nella forma la propria chiarezza di pensiero.
E anche per oggi siamo arrivati alla fine di questa Linguetta, che però si chiude con i consueti consigli di visione/lettura/ascolto, oggi in forma una e trina.
👁️🗨️ Leggi, guarda, senti
Il consiglio si chiama Loop, cioè un libro che sta in un territorio indefinibile: un po’ romanzo, un po’ graphic novel, un po’ quadro da contemplare. L’ha scritto nel 2014 lo svedese Simon Stålenhag e comincia con questa epigrafe da Luce spaziale di Peter Nilson:
Accumuliamo i nostri ricordi e li dimentichiamo.
Creiamo le nostre storie, ma il tempo logora e allontana.
Quanto manca alla fine? È rimasto altro oltre l’oblio e il fumo dei roghi?
Poi, la prima riga è questa: “Sottoterra c’era il Loop”. Wow!
Vi anticipo che siamo dentro una distopia, ma che distopia. Visivamente è talmente bella e inafferrabile che nel 2020 è diventata una serie tv in 8 puntate intitolata Tales from the Loop, la trovate su Amazon Prime Video. Raramente ho visto un’opera di fantascienza così delicata ed evocativa.
E la musica? Be’, la musica è la colonna sonora che sta dentro la serie tv, ed è stata composta da Philipp Glass e Paul Leonard-Morgan. Immersiva, tanto che mi sono trovato spesso ad ascoltarla mentre scrivevo, anche qualche puntata di Linguetta. Buon ascolto.
Il 💖 per farmi sapere se vi è garbata questa puntata non si muove da qui sotto, come pure i pulsanti per dirmi la vostra e per fare passaparola di Linguetta.
L’esempio lampante è di Alfredo Fioritto e sta nel suo prezioso Manuale di stile dei documenti amministrativi.