Email cortesi
Linguetta #34 / Tra le forme di comunicazione digitale le email conservano la possibilità di scrivere testi calibrati e ponderati, che rispettino chi ci leggerà.
Ehilà, eccomi con una nuova Linguetta!
Oggi torniamo nel magico mondo delle email — ma anche delle e-mail o mail, come ci ricorda San Treccani.
Lo facciamo con una breve incursione dentro un esempio pratico, una delle tante mail che ricevo e che conservo perché non si sa mai tornino utili, e infatti taaac!
Così abbiamo l’occasione di fare un ripassino di scrittura agile, per ricordarci che noi siamo sempre l’altrə. Ma forse lo dice meglio Andrea Camilleri, anche se in un contesto diverso:
“Non bisogna mai avere paura dell’altro, perché tu, rispetto all’altro, sei l’altro”.
Ecco, se ogni volta che scriviamo o rispondiamo a qualcunə ci ricordiamo di questo rapporto vicendevole, allora il nostro messaggio sarà chiaro, limpido, sicuro. Perché chi vorrebbe mai leggere una comunicazione che non capisce?
In fondo, scrivere un’email con cura è una forma di cortesia, un gesto di rispetto nei confronti del destinatario e del tempo che impiegherà a leggerla.
Ora andiamo con l’esempio di giornata.
Evidenzio come al solito in grassetto le parti critiche.
Testo originale.
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Oggetto email → CONTRIBUTO CARO ENERGIA/GAS NATURALE
Gent.li Clienti,
La presente per comunicare che sulla Gazzetta Ufficiale n. 67 del 21/03/2022 è stato pubblicato il Decreto-legge n. 21, il quale introduce nuove misure straordinarie volte al sostegno delle imprese che stanno affrontando il caro energia / gas naturale.
ENERGIA: Si tratta di un credito d’imposta pari al 12% delle spese sostenute per la componente energetica acquistata ed effettivamente utilizzata durante il secondo trimestre 2022.
Possono accedere alla misura tutte le imprese, diverse dalle imprese energivore, dotate di contatori di energia elettrica di potenza disponibile pari o superiore a 16,5 kW e i cui costi per kWh della componente energia elettrica, calcolati sulla base della media del primo trimestre 2022 abbiano subìto un incremento del costo per KWh superiore al 30% relativo al medesimo periodo dell’anno 2019.
N.B: Chiediamo cortesemente di accertarsi che la potenza disponibile dell’ utenza sia almeno pari a 16,5KW, requisito essenziale per accedere al contributo in oggetto
GAS NATURALE: A favore delle imprese è riconosciuto un nuovo credito d’imposta in misura pari al 20% della spesa sostenuta per l’acquisto del gas, consumato nel secondo trimestre 2022, per usi energetici diversi da quelli termoelettrici, in caso di incremento significativo del prezzo di riferimento del gas naturale, calcolato come media riferita al primo trimestre 2022 dei prezzi di riferimento pubblicati dal Gestore dei mercati energetici (GME), superiore al 30% del corrispondente prezzo medio riferito al primo trimestre 2019.
Lo studio rimane a disposizione per chiarimenti
Cordiali saluti
Attilio Buoncompenso
L’email è uno strumento che usiamo ogni giorno, anche dai nostri smartphone, e serve per diversi tipi di comunicazione: professionale, personale, commerciale, promozionale. Ed è forse lo spicchio della torta digitale che ci consente più degli altri (messaggistica, app, social) di scrivere e riscrivere con maggiore attenzione.
Allora vediamo come si sarebbe potuta scrivere meglio questa mail:
Niente maiuscole gridate per l’oggetto, e via pure quel caro (abbreviazione di ‘rincaro’) che sa di sciatto telegiornalese. Meglio usare un semplice Contributo energia + gas.
Gent.li Clienti l’avevo sottolineato anche nella Linguetta #5, perché è una scrittura pigra che si porta dietro un ossequio macchiato da un errore ortografico.
👉 Le abbreviazioni puntate possiamo usarle per forme lunghe (Gent.mi per Gentilissimi o Dr.ssa per Dottoressa), ma qui la forma è già breve. Usiamola allora e scriviamo Gentili.
👉 Dimentichiamo le maiuscola di riverenza: non Clienti, ma clienti.
👉 Sarebbe carino non indirizzare la mail a tutti in modo indistinto, ma personalizzare ogni messaggio (evitando così anche il maschile sovraesteso di Gentili). Nell’internet ci sono tanti servizi di email marketing con cui personalizzare un messaggio. Ne butto lì tre: Sendinblue, Mailchimp, MailerLite.
La presente. Sapete già che cosa fare: ficcatela nella cartella Spam del cervello.
Quando dobbiamo scrivere date, preferiamo la forma estesa 21 marzo 2022: è più leggibile, meno robotica. Se invece siamo “obbligati” alla forma numerica, ai mesi che hanno una sola cifra non mettiamo lo zero davanti.
Se possiamo rendere scorrevole un’espressione con pochi piccoli tocchi, facciamolo. Allora via maiuscolo e trattino da Decreto-legge, ed ecco che abbiamo decreto legge.
Le nuove misure straordinarie volte al non sono altro che aiuti. Una sola parolina, comprensibile da chiunque.
Ridurre il numero di parole è uno sforzo necessario per rendere la comunicazione sintetica e cognitivamente sopportabile: ed effettivamente utilizzata diventa usata.
La specificazione diverse dalle imprese energivore è superflua, perché in seguito viene detto quali sono le condizioni per avere il bonus. Perciò, tiriamogli su una riga.
che abbiano subìto un incremento. Sfrondiamo, come quando si potano gli alberi: se il congiuntivo lo possiamo sostituire, sostituiamolo con il modo indicativo, che è diretto e certo non manca di rispetto a nessuno. Così come eliminiamo le parole-ostacolo, tipo incremento.
Anche se messo in una forma di invito, il Nota Bene è una ripetizione e possiamo tranquillamente cestinarlo.
“Fai economia” mi diceva la mia nonna, che vuol dire “risparmia”. Ecco, con le parole vale lo stesso: non serve dire in misura pari, basta dire pari.
La ridondanza è un peso inutile che ci portiamo sulle spalle, come in caso di incremento significativo del prezzo di riferimento del gas naturale. Eliminato.
Lo studio rimane a disposizione per chiarimenti seguito da Cordiali saluti evidenzia problemi di formattazione. Anche le interlinee contano. Attacchiamo il saluto alla riga precedente, diamo voce agli spazi. Magari scegliendo anche una formula più amichevole, che trovate come tutto il resto nella versione Alesci qui sotto 😁.
Ecco la versione alternativa.
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Oggetto → Contributo energia + gas
Gentile *nome cliente*,
la avvisiamo che il decreto legge n. 21 introduce aiuti alle imprese per fronteggiare l’aumento delle spese di energia/gas naturale (il riferimento è nella Gazzetta ufficiale n. 67 del 21 marzo 2022).
ENERGIA
Credito d’imposta pari al 12% delle spese sostenute per la componente energetica acquistata e usata nel secondo trimestre 2022 (marzo-maggio).Chi può accedere alla misura?
Imprese con contatori di energia elettrica di potenza disponibile di almeno 16,5 kW, i cui costi per kWh della componente energia elettrica nel primo trimestre 2022 sono aumentati più del 30% rispetto al primo trimestre 2019.GAS NATURALE
Credito d’imposta pari al 20% della spesa sostenuta per l’acquisto del gas consumato nel secondo trimestre 2022, per usi energetici NON termoelettrici.Come accedere alla misura?
Se il prezzo del gas naturale (come media dei prezzi pubblicati dal Gestore dei mercati energetici e riferita al primo trimestre 2022) è aumentato più del 30% rispetto al prezzo medio del primo trimestre 2019.Se qualcosa non è chiaro, ci contatti in ogni momento.
Cordiali saluti,Attilio Buoncompenso
Come abbiamo visto, anche dentro un’email di poche righe ci stanno tante cose che la possono rendere ostica oppure scorrevole.
Anche mantenendo una cornice formale, un testo ponderato e scritto pensando a chi lo leggerà può comunicare naturalezza e vicinanza.
Soprattutto, la brevità.
Un testo preciso e breve arriverà chiaro anche a chi lo leggerà sul piccolo schermo di uno smartphone, dove la larghezza della colonna di testo è di pochi centimetri. Frasi brevi, nessuno (o pochi) incisi che rallentano la lettura, verbi e azioni subito identificabili.
Chiarezza e sintesi si traducono in messaggi caldi, capaci di raggiungere chi ci legge in ogni contesto e formato di lettura.
Scrivere così è un atto di gentilezza.
📚 Letteratitudine
Bello come neologismo, non è vero? Un po’ come se la letteratura fosse la linea di coordinata nascosta che regge il mondo, che ci fa spostare in lungo e in largo.
Il consiglio che vi do ‘sto giro non è precisamente un libro, e lo spunto me l’ha dato questo post su LinkedIn della bravissima Luisa Carrada, che ho nominato più volte dentro Linguetta e che è un faro della scrittura efficace. Nel post racconta come nei suoi laboratori di scrittura dica sempre che leggere buona letteratura spalanca la mente più di decine di manuali di scrittura persuasiva.
Be’, mi trovo d’accordo: i manuali (come quelli di Luisa Carrada) sono preziosi e sono guide fondamentali per chi fa comunicazione, ma la potenza della letteratura ci fa emozionare, ci trascina in luoghi e tempi distanti, ci fa vivere altre vite. Soprattutto fa una cosa che diventa un tesoro ogni volta che ci mettiamo a progettare un messaggio: ci ricorda che siamo umani.
Come ha ricordato Chiara Valerio in una puntata dell’Isola deserta su RaiPlaySound:
I saggi ci spiegano le cose, i romanzi ce le fanno capire.
Se volete qualche suggestione letteraria, vi segnalo il blog Letteratume su Medium: consigli di lettura in poche righe, senza sbrodolate e con tanta tanta passione. L’autrice del blog la trovate con consigli ancora più fulminei sul suo profilo twitter.
📻 Libri dentro podcast
Le storie stanno dappertutto, si possono raccontare in un sacco di modi. Ci riescono benissimo due podcast: uno è Copertina dello scrittore Matteo B. Bianchi, che ogni due settimane spaccia consigli di lettura. È arrivato alla puntata 62 e ogni volta è una scoperta di voci che non conoscevo o che vado a riscoprire, anche perché le rubriche dentro al podcast sono tante e variegate. Ah, Matteo B. Bianchi è anche il direttore della rivista digitale Tina, che raccoglie racconti di esordienti.
Il secondo consiglio invece è un podcast che ho scoperto recentemente. Si chiama Tiresia e lo conduce Silvia Pelizzari, raccontando le vite di scrittori e scrittrici queer. Una scoperta meravigliosa, lei è davvero brava nel racconto. Ve lo “embeddo” pure questo qui sotto.
Anche per questa puntata è tutto, noi ci leggiamo alla prossima Linguetta! Vi auguro di metterci sempre tanto cuore in tutte le cose che fate, che il cuore è tutto. Qui il 💖 sta sempre al solito posto laggiù in fondo, pronto a essere pigiato.