Circolare, prego!
Linguetta #19 / Spesso anche le comunicazioni scolastiche sono infarcite di gelide espressioni burocratiche, che non fanno sentire la vicinanza a chi le legge.
Ehilà, eccomi con una nuova Linguetta!
Oggi facciamo un salto a piè pari dentro il magico mondo delle circolari scolastiche, in particolare di alcune comunicazioni che riguardano quella roba che ha cambiato le nostre vite: il coronavirus, che ahinoi si trasforma nella malattia COVID-19.
Senza altri preamboli, ci immergiamo subito dentro un esempio che ho avuto modo di vedere. Ecco il foglio originale scritto in un formidabile burocratese:
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Prassi operative:
Caso Covid-19 a carico di studente di una classe:
1. il genitore utilizzando la mail istituzionale del figlio informa tempestivamente il coordinatore di classe inviando un messaggio alla sua mail istituzionale
2. il coordinatore di classe informa tempestivamente il referente covid del plesso scolastico che, in accordo con il dirigente scolastico, procederà alla segnalazione ad ATS attraverso il portale regionale
3. il dirigente scolastico sospende temporaneamente le attività didattiche in presenza per i «contatti scolastici»
4. il referente covid indidivua i possibili contatti scolastici del caso positivo secondo le indicazioni contenute nelle tabelle X e Y dell’allegato tecnico alla circ. 12345 del 18 ottobre 2021 sopra indicata come interpretati nel Protocollo condiviso con il Dipartimento salute di ATS per la gestione dei casi Covid-19.
5. la segreteria trasmette, attraverso la bacheca del registro elettronico, ai contatti scolastici individuati le disposizione standardizzate predisposte dal Dipartimento di prevenzione, fornendo così le indicazioni che ciascun contatto dovrà seguire in base alla propria situazione.Il genitore dello studente presente a scuola nelle 48 ore precedenti l’insorgenza del caso positivo o l’esordio della sintomatologia in capo al caso positivo che ha ricevuto la comunicazione standardizzata di avvio della sorveglianza sanitaria attiva deve:
accompagnare il proprio figlio immediatamente ad effettuare un tampone molecolare o antigienico presso i punti indicati nella comunicazione standardizzata (tampone al tempo T0)
inviare l’esito di tale tampone T0 all’indirizzo tamponi@scuolatopolinia.edu.it; per rendere agevole a chi legge il riconoscimento del caso, si chiede gentilmente di utilizzare la comunicazione allegata unendo l’esito del tampone
se l’esito di tale tampone T0 fosse negativo la famiglia riceverà in risposta alla propria comunicazione di esito tampone T0 l’autorizzazione al rientro in classe
accompagnare il proprio figlio ad effettuare un ulteriore tampone molecolare o antigienico presso i punti indicati nella comunicazione standardizzata dopo 5 giorni dalla ricezione della comunicazione standardizzata (tampone al tempo T5);
inviare l’esito di tale tampone T5 all’indirizzo tamponi@scuolatopolinia.edu.it con le analoghe modalità del tampone T0
se anche l’esito di tale tampone T5 fosse negativo la famiglia riceverà in risposta alla propria comunicazione di esito tampone T5 l’autorizzazione a frequentare le lezioni.
Ho provato a riscriverla, tenendo conto che la comunicazione è rivolta a tutti i genitori, quindi anche a quei genitori che, provenendo da altri Paesi, magari non hanno quella conoscenza e padronanza della lingua che può avere un madrelingua.
La logica è sempre la stessa: riuscire a semplificare perché il messaggio arrivi chiaro a tutti.
Vado con la seconda versione e poi facciamo alcune considerazioni:
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In caso di positività al COVID-19 di una bambina / un bambino
CHE COSA SUCCEDE
i genitori della bambina/bambino positivo informano subito il coordinatore di classe con la mail scolastica della figlia/figlio.
il coordinatore di classe informa il referente COVID-19 della scuola, che segnala la positività ad ATS.
il dirigente scolastico sospende l’attività in presenza per tutti i contatti scolastici (i bambini che a scuola sono stati a contatto con chi è positivo).
il referente COVID-19 individua questi possibili contatti scolastici, seguendo la procedura tecnica*.
tramite registro elettronico, la segreteria dà ai contatti scolastici le indicazioni su come comportarsi, seguendo una procedura già predisposta da ATS**.
* tabelle X e Y, allegato alla circolare 12345 del 18 ottobre 2021 (Protocollo condiviso con il Dipartimento salute di ATS per la gestione dei casi COVID-19).** si tratta delle Procedure standardizzate per la valutazione dei rischi (DVR) a cura del Dipartimento di prevenzione ATS.
Per i genitori dei contatti scolastici
CHE COSA FARE
andate subito con vostra figlia / vostro figlio a fare un tampone molecolare o antigienico nei punti indicati nella comunicazione di contatto scolastico. Questo tampone viene chiamato T0.
inviate l’esito del T0 alla mail tamponi@scuolatopolinia.edu.it.
se l’esito del T0 è negativo, riceverete una mail con l’autorizzazione per rientrare in classe (se invece l’esito è positivo, dovete informare il medico o il pediatra, e la scuola alla mail tamponi@scuolatopolinia.edu.it).
dopo 5 giorni che avete ricevuto la comunicazione di contatto scolastico, andate con vostra figlia / vostro figlio a fare un altro tampone molecolare o antigienico nei soliti punti indicati. Questo tampone viene chiamato T5.
inviate l’esito del T5 alla mail tamponi@scuolatopolinia.edu.it.
se l’esito del tampone T5 è negativo, riceverete una mail con l’autorizzazione per rientrare in classe.
Parole che abbracciano
L’argomento è delicato perché riguarda la salute, ma è un motivo in più per mettere in atto una comunicazione morbida e familiare (senza venire meno alla precisione tecnica). Allora vediamo alcune cose che non funzionano nel messaggio originale:
prassi operative è un’espressione robotica, che segna distacco e freddezza nel messaggio; ma a chi legge (i genitori) serve sentire la vicinanza di chi gli parla (la scuola).
sfrondiamo dalle parole lunghe che hanno un corrispettivo breve e meno ostico: via utilizzare, dentro usare; eliminato tempestivamente, sostituito da subito; cacciamo il burocratico effettuare e accogliamo fare: le cose si fanno, non si effettuano.
mettiamo in neretto le cose su cui vogliamo che cada l’occhio e che possano funzionare da guida nella lettura: nel caso dei primi cinque punti elenco ho messo in neretto i soggetti di ogni azione (genitori, coordinatore di classe, dirigente scolastico, referente COVID-19, segreteria).
usiamo note o asterischi per specificare norme o riferimenti tecnici da consultare: in questo modo la lettura scorre senza intoppi sulle cose da fare, mantenendo i contenuti esaustivi.
leviamo le parti astruse e ridondanti come questa: “Il genitore dello studente presente a scuola nelle 48 ore precedenti l’insorgenza del caso positivo o l’esordio della sintomatologia in capo al caso positivo che ha ricevuto la comunicazione standardizzata di avvio della sorveglianza sanitaria attiva deve”. Facciamo sintesi e quella pappardella diventa Per i genitori dei contatti scolastici (termine quest’ultimo che abbiamo già spiegato in precedenza).
rivolgiamoci direttamente ai nostri destinatari, facendogli così sentire un po’ di calore con il solo uso di un linguaggio semplice. Le persone sono già in una condizione di stress e vogliono sentirsi guidate, vogliono capire subito che cosa fare e nel modo più chiaro possibile.
Come sempre è all’essenziale che dobbiamo puntare, a informazioni sintetiche da leggere senza attriti.
Abbiamo visto la comunicazione mandata ai genitori su che cosa fare quando c’è un caso positivo nella classe dei figli. Ora diamo un’occhiata rapida anche alla comunicazione precedente: quella della positività riscontrata.
Posto come sempre il documento originale (ovviamente con i riferimenti cambiati) e una versione alternativa più vicina a chi legge.
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La differenza la possiamo fare come sempre rendendo il messaggio più accessibile. E bastano poche mosse:
il messaggio si rivolge prima di tutto ai genitori, perciò diciamolo che stiamo parlando a loro (e per completezza aggiungiamo solo in coda al documento gli altri destinatari messi in copia).
sfruttiamo bene la formattazione, usando neretto e maiuscolo quando servono, oltre a spezzare in brevi paragrafi di poche righe ogni nucleo informativo.
cerchiamo di essere “formalmente informali”, cioè usiamo anche espressioni colloquiali e comunque decorose, che fanno sentire la vicinanza ai genitori che ci leggono.
per il solito discorso del punto precedente, eliminiamo dal nostro lessico parole burocratiche e glaciali come effettuare, soggetti, SS.LL. (questa l’ho nominata anche nella Linguetta #18: gettiamola nello scarico del water, grazie).
se scegliamo un formato per le date, teniamolo: non scriviamone prima una con il mese in parole e subito dopo una tutta in cifre separata da slash (che sono questi → /). La coerenza è importante.
usiamo il genere dei nomi nel modo corretto: se chi dirige la scuola è una donna, allora sarà una dirigente scolastica e non un dirigente scolastico (ma su questo aspetto ci tornerò in una prossima puntata di Linguetta).
Scrivere un messaggio, anche così breve, richiede tempo. Ma il tempo che avremo impiegato per scriverlo nella maniera più chiara possibile è sinonimo di rispetto per chi dovrà leggerlo, che così avrà fatto buon uso del suo tempo.
E come diceva Porky Pig, que-que-que-que-que-questo è tutto amici!
Ci leggiamo alla prossima Linguetta!
Eh no, che non è tutto. Mica posso lasciarvi senza i consigli di lettura e visione.
📚 Negli occhi dei più piccoli
Visto che oggi abbiamo parlato di comunicazioni scolastiche entrando dentro una scuola primaria, il consiglio per chiunque abbia a che fare con il sorriso di bambine e bambini è di mettersi a sentire quello che ha da dirci Franco Lorenzoni, che è un maestro elementare con quarant’anni di insegnamento e che ha scritto per Sellerio editore un libro speciale: I bambini ci guardano. Una esperienza educativa controvento.
🎥 Dentro un’aula per capire
Ci sono film come Monsieur Lazhar (lo trovate su Amazon Prime Video) che lasciano il segno perché parlano di cose non facili, di cose di cui non vorremmo mai parlare. Come il suicidio. E lo fanno in un contesto come quello di una scuola elementare, a Montréal, Canada. Lo fanno per raccontare una storia sul senso della perdita, e sulle cose che a volte succedono, e per le quali non esistono né semplici domande né semplici risposte.