C'è posta per te

Linguetta #5 / BREAK NEWS. C’è gente che non riesce più a uscire dal computer e ha ormai dimenticato anche i nomi dei famigliari: è sommersa da una valanga di ostiche e quasi indecifrabili email!

Foto di Mikaela Wiedenhoff su Unsplash.

Ehilà, eccomi con una nuova Linguetta!

Il principio è scherzoso ma non siamo mica tanto distanti dalla realtà. L’email è un mezzo potentissimo, soltanto che spesso diventa un problema riuscire a leggere, rispondere e poi smaltire i messaggi che riempiono molte caselle di posta digitali.

La cosa si aggrava se molte delle mail che riceviamo sono scritte con una lingua che dobbiamo decifrare come provetti archeologi alle prese con i geroglifici egizi.

Sono email scritte senza pensare a chi legge.

Il discorso sulla composizione delle email è mooooolto ampio, ci rientrano un sacco di cose: chi scrive, il tipo di messaggio che stiamo scrivendo, il destinatario, l’oggetto del messaggio, gli eventuali allegati, i post scriptum, il tono di voce, la firma, la revisione.

Qui cerchiamo di vedere alcune di queste cose, sempre partendo da esempi che mi sono capitati sott’occhio e vedendo che cosa funziona e che cosa no a livello di linguaggio.

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ESEMPIO #1 - Aggiornamento sui diritti d’autore

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OGGETTO Rendicontazione diritti 2020
Buongiorno,

con la presente vi invio, in allegato il resoconto vendite del 2020.
Cordiali saluti.

Bruno Saldatore

Che cosa non va?

Sbam! veniamo subito colpiti da un gancio burocratese: il temutissimo 👉 con la presente. È una di quelle espressioni stereotipate, formali, tipiche dell’era cartacea e di cui si fatica a sbarazzarsi. Mettono già una fredda distanza tra chi scrive e chi legge. Insomma, se proprio non riusciamo a liberarcene, almeno troviamo un sostituto più colloquiale: ad esempio le scrivo perché.

Subito dopo il pugno burocratico, ecco un altro colpo: quel 👉 vi indica che è un messaggio copia&incollato da mandare a più destinatari massivamente, senza prendersi la briga di personalizzare il messaggio con il nome del destinatario dopo il Buongiorno. Scrivere un messaggio diretto e personale è sinonimo di un messaggio più caldo, più vicino a chi legge.

Pronti a incassare il terzo colpo? Perché qui c’è addirittura un montante ortografico: 👉 la virgola messa dopo invio, che è il verbo reggente della frase e viene così separato dal complemento oggetto che ne completa il senso (il resoconto vendite del 2020).

Infine, dopo la corretta formula Cordiali saluti mettiamocela la virgola e 👉 non il punto. Perché l’email si completa con la firma.

Perciò, ecco come si poteva scrivere:

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OGGETTO Rendicontazione sui diritti d’autore 2020

Buongiorno Gianni,

in allegato trova il resoconto vendite del 2020 con quello che le è dovuto per i diritti d’autore.
Cordiali saluti,

Bruno Saldatore

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ESEMPIO #2 - Comunicazione di un commercialista

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OGGETTO PREDISPOSIZIONE DICHIARAZIONE DEI REDDITI 2020

Gent.li Clienti,

in allegato la circolare con le principali indicazioni relative alla documentazione necessaria per la predisposizione delle dichiarazioni reddituali 2020 periodo 2019.

Vi chiediamo di contattare lo studio per fissare il consueto appuntamento per la consegna della documentazione relativa.

A disposizione per chiarimenti

Cordiali saluti,

Gioacchino Notabile

Che cosa non va?

Partiamo 👉 dall’oggetto in maiuscolo. L’oggetto è come il titolo di un giornale: deve farci capire subito di che cosa si parlerà nell’email, e deve farlo in modo chiaro e preciso. Usare il maiuscolo è come strillare: infastidisce chi ascolta.

Poi, ancora 👉 sull’oggetto scritto in modo freddo. Evitiamo la sostantivazione (cioè quando trasformiamo in sostantivo un verbo aggiungendo il suffisso -zione); in questo caso a predisposizione possiamo proprio tirare su una bella riga e cambiare l’espressione robotica in una più invitante Cosa fare per la Dichiarazione dei redditi 2020.

Ecco una bella incrostazione burocratica con annessi errori ortografici, cioè 👉 Gent.li Clienti. Qui il mittente ha fatto tre cose che denotano trascuratezza:

1. Ha tentato la via dell’abbreviazione, quando Gentili è già una forma breve e corretta.

2. Ha messo la maiuscola a Clienti, sintomo di un tentativo d’ossequio che ritroviamo anche nelle famose maiuscole di riverenza tipo: “PorgendoLe distinti saluti”, chiedo la “Vostra disponibilità”, “Colgo l’occasione per ringraziarLa”. Ecco, vi do una notizia: non si usano più, a meno che non stiamo scrivendo a un rettore universitario, un ambasciatore, un’alta carica dello Stato. In tutti gli altri casi dimentichiamole e cerchiamo di essere vicini, diretti e contemporanei ai destinatari dei nostri messaggi.

3. Ha usato Clienti invece di mettere il nome di chi leggerà l’email. Oggigiorno sono tanti i servizi di mailing che consentono di personalizzare il nome del destinatario e rendono la ricezione del messaggio più amichevole. Due esempi: Sendinblue e Mailchimp.

La forma riflette il pensiero. Alzi la mano chi ha capito al primo colpo che cosa si diceva in questo periodo 👉 in allegato la circolare con le principali indicazioni relative alla documentazione necessaria per la predisposizione delle dichiarazioni reddituali 2020 periodo 2019. Dovremmo farci capire al volo, qui invece non si vola ma ci si schianta.

Poi, c’è da ripeterlo fino allo sfinimento: servono messaggi caldi, che avvicinano le persone e non 👉 le formule stantie come quella delle righe successive Vi chiediamo di contattare lo studio…

Si poteva scrivere una cosa così:

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OGGETTO Cosa fare per la Dichiarazione dei redditi 2020

Gentile Piero,

in allegato trova i documenti necessari per la Dichiarazione dei redditi 2020 (riferimento anno 2019).

Ci contatti come al solito per fissare l’appuntamento di consegna dei documenti.

Siamo sempre a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Cordiali saluti,

Gioacchino Notabile

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ESEMPIO #3 - Convocazione aziendale

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OGGETTO Trasmissione convocazione Consiglio supremo

Con la presente si trasmette la convocazione del Consiglio supremo indetto per giovedì 14 dicembre 2021 alle ore 11.00, presso la sala conferenze al 6° piano della sede centrale di via Anzani 435.

Cordiali saluti.

Alvise Drulotti

Anche per questo oggetto vale il discorso dell’esempio precedente: non appesantiamo con 👉 formule sostantivate, che qui sono addirittura doppie con quel Trasmissione convocazione. Ne basta una: Convocazione.

Discorso già visto anche quello di un residuato linguistico come 👉 Con la presente. Eliminiamolo.

Evitiamo 👉 le formule impersonali come si trasmette, che rendono il messaggio impersonale. Dall’altro lato dello schermo invece c’è una persona: parliamogli come se ce l’avessimo davanti.

Un’ultima postilla ortografica: leviamo 👉 la virgola prima del complemento di stato in luogo presso.

Qui sotto la nuova versione:

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OGGETTO Convocazione per il Consiglio supremo

Buongiorno,

vi ricordo che il Consiglio supremo si terrà giovedì 14 dicembre 2021 alle ore 11 presso la sede di via Anzani 435 (6° piano, sala Conferenze).

Cordiali saluti,

Alvise Drulotti

E dopo questa carrellata di email (ma si può dire anche mail o e-mail, come spiega bene la Treccani), vi saluto cordialmente pure io con una bella linguaccia 😜.

Chi legge vive mille volte

Ma prima di lasciarvi vi consiglio un libro che vi dice tutto ma proprio tutto su come scrivere un’email e s’intitola 🥁🥁🥁 Scrivere un’email. Con voce sicura, limpida, tua. L’ha scritto Luisa Carrada, che è docente di scrittura professionale, o come si definisce lei sul suo sito web una business writer.

Visto che all’inizio si parlava di valanghe di lettere digitali che rischiano di seppellirci, vi consiglio pure un romanzo, di E.L. Doctorow: Homer & Langley. È ispirato a un fatto di cronaca avvenuto a New York all’inizio del Novecento e racconta la storia di due fratelli (Homer e Langley Collier) rampolli di una famiglia benestante, che nel corso dei decenni accumulano cose e cose dentro il loro appartamento, fino a rimanere sepolti sotto le tonnellate di spazzatura che hanno accumulato. Dentro alla storia però ci passano anche tanti avvenimenti ed eventi del primo ‘900 americano. Vi sorprenderà.

E per chi guarda film, cuoricione 💓

Oh, visto che si parla di email, come faccio a non consigliare C’è posta per te con Meg Ryan e Tom Hanks, bellissima commedia diretta da Nora Ephron. Anno: 1998, quando scrivere email era quasi come scrivere una lettera, però su uno schermo.

Poi sono diventate altro, le email. E noi con loro, più simili al Bruce Nolan di Una settimana da Dio 😂. L’importante è sapere come governare questa velocità.

Ci leggiamo alla prossima Linguetta!